4. DESARROLLO DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
4.1. POLÍTICA GENERAL
Para la protección de los datos personales objeto de tratamiento por parte de Clínica Odontológica Láser, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, veracidad, transparencia, integridad y disponibilidad de la información y las bases de datos de sus clientes, proveedores, postulantes, empleados y ex empleados.
Los encargados de la administración de bases de datos de Clínica Odontológica Láser deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
4.2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en Clínica Odontológica Láser estará regida por los siguientes principios rectores:
4.2.1. Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer, en cualquier momento, el tratamiento que se le dará a la información que aporte. El tratamiento de los datos personales solo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo en aquellos casos en que medie un mandato legal o judicial.
4.2.2. Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada; por ende, los procesos internos de Clínica Odontológica Láser relacionados con el tratamiento de datos personales deben sujetarse a lo dispuesto tanto en esta política como en la normatividad vigente que regule la materia.
4.2.3. Finalidad legítima: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley. Se prohíbe la recolección de datos personales que resulten desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
4.2.4. Integridad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, comprobable, comprensible y actualizable. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
4.2.5. Acceso y circulación restringida: Los datos personales solo serán entregados a terceros cuando sean requeridos para la prestación de algún servicio a favor del titular o en su interés, siempre que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando Clínica Odontológica Láser a dichos datos personales. Con su autorización, el titular faculta a Clínica Odontológica Láser para transferir y ceder sus datos personales para las finalidades mencionadas en el presente documento a los encargados de su tratamiento.
4.2.6. Publicidad
Los datos personales bajo custodia de Clínica Odontológica Láser, salvo aquellos catalogados como información pública, no podrán estar disponibles en Internet ni en otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga como objetivo brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o a terceros autorizados, conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúan de lo anterior los eventos en los cuales, por expresa disposición legal, deba existir revelación de esos datos en medios masivos.
4.2.7. Seguridad
Clínica Odontológica Láser adoptará las medidas técnicas y/o administrativas necesarias para garantizar la seguridad, integridad y custodia de los datos personales, evitando su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
4.2.8. Confidencialidad
Los empleados de Clínica Odontológica Láser tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los datos personales, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsistirá incluso después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.
4.2.9. Deber de Información
Clínica Odontológica Láser informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, sobre el régimen de protección de datos adoptado por la organización. De igual manera, les comunicará los derechos que tienen los titulares de la información para que, en caso de que lleguen a requerirlo, puedan ejercer el derecho al hábeas data o cualquier otra acción permitida por la ley.
4.2.10. Datos Sensibles
Clínica Odontológica Láser no recolectará ni tratará datos personales relacionados con ideologías políticas, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por disposición legal explícita.
4.3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen su ejercicio.
La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo electrónicos, y deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso. Además, deberá corresponder con la que repose en las bases de datos de Clínica Odontológica Láser.
Los titulares de los datos de carácter personal, contenidos en bases de datos de Clínica Odontológica Láser, tienen los siguientes derechos, de acuerdo con la Constitución y la Ley:
4.3.1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para ello, el titular deberá presentarse personalmente e identificarse, para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos.
4.3.2. Solicitar la cancelación o eliminación de sus datos personales cuando sean excesivos, no pertinentes o su tratamiento sea contrario a las normas, salvo en los casos contemplados como excepciones por la ley.
4.3.3. Solicitar copia de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.
4.3.4. Obtener información sobre el uso que Clínica Odontológica Láser le ha dado a sus datos personales.
4.3.5. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos ante Clínica Odontológica Láser de manera respetuosa. Asimismo, podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad competente.
4.3.6. Derecho a otorgar la autorización para tratar sus datos personales por cualquier medio que permita consulta posterior. Esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
4.3.6.1. Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial.
4.3.6.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
4.3.6.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
4.3.6.4. Cuando el tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4.3.6.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
4.4. Deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales
Clínica Odontológica Láser se compromete a:
- Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos al hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados, y adoptar las demás medidas necesarias para mantenerla actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez presentada la reclamación y mientras no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Notificar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.5. Deberes adicionales de los responsables del tratamiento
Además de los puntos anteriores, Clínica Odontológica Láser se obliga a:
- Tomar medidas necesarias para guardar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando sea requerido.
- Actualizar la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las solicitudes y reclamos formulados por los titulares en los términos establecidos en esta política.
- Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de un reclamo y mantenerla hasta que el mismo haya sido decidido.
- Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para acceder a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad que representen riesgos en la administración de los datos personales.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Clínica Odontológica Láser, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:
5.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano
Existirá una base de datos para el tratamiento de los datos personales antes, durante y después de la relación laboral.
5.1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual
Clínica Odontológica Láser informará de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Una vez se agote el proceso de selección, se informará a los postulantes el resultado, y se entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de tales datos autoricen por escrito su conservación para efectos de ser considerados en futuros procesos de selección.
Cuando Clínica Odontológica Láser contrate a terceros para adelantar o apoyar los procesos de selección, se establecerá en los respectivos contratos que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes y de la información personal obtenida del proceso de selección, se limita únicamente a la participación en el mismo. Por lo tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
5.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual
Clínica Odontológica Láser almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
El uso de la información de los empleados para fines distintos a la administración de la relación contractual está prohibido, salvo que exista autorización expresa por parte del titular o que medie una orden de autoridad competente que faculte dicho uso. En este caso, Clínica Odontológica Láser evaluará la competencia y eficacia de la orden con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para el tratamiento de datos personales sensibles recolectados durante la relación laboral, se requerirá autorización expresa del titular. En esta autorización se especificarán los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Cuando sea necesario por servicios externos requeridos por Clínica Odontológica Láser, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, quien será el encargado de su administración. En estos casos, la autorización expresa del empleado incluirá la transferencia de datos personales para los fines estipulados.
5.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual
Terminada la relación laboral, cualquiera que sea la causa, Clínica Odontológica Láser procederá a almacenar los datos personales obtenidos durante el proceso de selección y la documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central. Esta información será sometida a medidas y niveles de seguridad altos, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
Los datos personales de los ex empleados se conservarán exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Cumplir con las leyes colombianas o extranjeras y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la organización.
5.2. Tratamiento de datos personales de accionistas
Los datos e información personal de las personas naturales que lleguen a tener la condición de accionistas de Clínica Odontológica Láser se considerarán información reservada, ya que están registrados en los libros de comercio y tienen carácter de reserva por disposición legal. Por lo tanto, el acceso a dicha información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y las normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales se utilizarán los datos personales de los accionistas son las siguientes:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
- Enviar invitaciones a eventos programados por la organización.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad.
5.3. Tratamiento de datos personales de proveedores
Clínica Odontológica Láser recabará únicamente los datos necesarios, pertinentes y no excesivos de sus proveedores para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato correspondiente.
En caso de que por naturaleza jurídica sea necesaria la divulgación de datos de proveedores personas naturales como consecuencia de un proceso de contratación, esta divulgación se realizará con las previsiones necesarias para dar cumplimiento a esta norma y prevenir un uso indebido por parte de terceros.
Las finalidades para las cuales se utilizarán los datos personales de proveedores son las siguientes:
- Enviar invitaciones a contratar y gestionar las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
- Enviar invitaciones a eventos programados por la organización.
Clínica Odontológica Láser podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando, por motivos de seguridad, sea necesario analizar y evaluar la idoneidad de ciertas personas, atendiendo las características de los servicios contratados.
La recolección de datos personales de empleados de los proveedores tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y la competencia de los empleados. Una vez verificado este requisito, Clínica Odontológica Láser devolverá dicha información al proveedor, salvo cuando exista autorización expresa para su conservación.
Cuando Clínica Odontológica Láser entregue datos personales de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos suministrados. Para este fin, se incluirá una cláusula específica en el contrato o documento que legitime la entrega de dichos datos. Además, Clínica Odontológica Láser verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos con relación a la finalidad que justifique su acceso.
